イタンジ株式会社は、「テクノロジーで不動産取引をなめらかに」をミッションとし、管理業務のすべてを効率化する『ITANDI BB / ITANDI BB +』を提供しています。

『ITANDI BB(イタンジビービー)』とは、リアルタイムな物件情報を提供する不動産業者間サイト。賃貸物件の空室情報を掲載する管理会社と、エンドユーザーに物件を紹介したい仲介会社をマッチングし、取引を効率化するマーケットプレイスです。

『ITANDI BB +(イタンジビービー プラス)』は、物件検索から内見、入居申込、契約、更新、退去手続きまでを一気通貫でサポートし、顧客管理機能も有する、不動産賃貸業務のDXサービス群です。withコロナ時代の新たな生活様式に対応した賃貸不動産業務の実現を推進し、現在、約2,000社の賃貸不動産会社で導入、約49,000店舗の仲介拠点で利用されています。

さて本稿で焦点を当てるのは、入居者の更新・退去を管理するシステム『ITANDI BB + 更新退去くん』です。エンドユーザー(入居者)が意識する機会はほとんどないかもしれませんが、不動産賃貸管理会社にとって、更新・退去業務は非常に重要な業務です。管理物件に入居しているすべての入居者に対し、必ず定期的に発生する業務だからです。また、退去にあたっては管理会社と入居者だけでなく、家主や工事業者が加わり四者間でのやりとり・業務が生じるため、コミュニケーションコストやタイムロスがかさみます。こうした負に対し、『ITANDI BB + 更新退去くん』がどのようなソリューションを提供しているのか。開発を率いる兼田健一郎(かねだ・けんいちろう)への取材を通してお伝えします。

進む、不動産賃貸における更新退去業務のDX

最初に、管理会社が更新・退去時にどのような業務をしているのかご説明します。

多くの場合、家主と入居者間の賃貸借契約は「普通借家契約」であり、契約期間が2年に設定されています(期間は貸主が任意に定められるため例外も多くありますが、オーソドックスな一例として便宜的にこちらの設定で話を進めます)。その場合、2年が経過する際に、更新もしくは退去の手続きをおこなうことになります。管理会社は貸主に代わって(もしくは貸主として)、入居者に対し更新の意志の有無を確認し、更新の意志の確認ができたら契約更新や、更新料の支払いが契約内容に含まれている場合は、その回収をおこないます。退去の場合には、解約にかかる手続き、原状回復工事(契約以前の状態に戻すための工事)の費用を見積もるための立ち合い、敷金等を含めた精算などをおこないます。

では、『更新退去くん』を導入すると、どのように業務が改善するのでしょうか。兼田に問うと、こう話します。

「更新・退去業務は、定期的かつ非対面で発生する点と、コミュニケーションコストがかさむ点に特徴がありますが、これらはデジタルとの相性がとてもよいんです。たとえば『更新退去くん』においては、入居者情報をデジタルで管理しているため、更新が近づいている入居者を絞り込みでき、更新の案内を一括で簡単に送ることができます。入居者に対してマイページでのチャット・SMS・メールの複数の連絡手段を一元管理することも可能です。また、契約更新の電子契約を、オンライン上で簡単におこなうことができます。これにより、管理会社の業務効率化はもちろん、入居者にとっても郵送書類を見落としてしまうリスクがなくなるほか、書類への記入や返送といった手間を削減することができます。入居者・管理会社双方にとってメリットが大きいサービスだと自負しています」(兼田、以下同)

『更新退去くん』がリリースされたのは2020年夏。当時はコロナ禍によりリモートワークが推進され、2022年の宅建業法改正による賃貸契約の電子契約解禁などを経て、DXを加速させた企業が多く見られた2年半でした。更新退去業務はそれぞれの管理会社が独自の手順を採用していることが多いため、比較的デジタル化が遅れていた分野ではありましたが、それでも最近はかなり導入や問合せが増えてきています。

開発力を強みに、現場に喜ばれるサービスづくりを

イタンジではエンジニアが中心となり、ビジネスサイドを取りまとめるPMM(プロダクトマーケティングマネージャー)と一緒にサービス設計に深く関わり、機能の詳細な仕様を作り込んでいます。全員に共通している考えの一つは、「ユーザーファースト」。本当に使い勝手のよいサービスを作るために、日々検討を重ねています。具体的にはどのような機能があるのでしょうか。

「更新退去業務はそれぞれの管理会社が独自のやり方を確立していることが多いため、『更新退去くん』においては、ワークフロー項目を各社が自由に追加・削除・並び替えできる機能を実装しています」

「また、かねてよりご要望の多かった“現況確認機能” も実装したところです。これは、賃貸物件の入居者が暮らし始める前に室内の傷・汚れなどを記録する『入居時チェックリスト』をスマホで簡単に作成し、不動産賃貸管理会社へ共有できる機能です。従来のやり方では入居者が手書きで紙に記入して郵送する必要がありました。この機能があれば、入居者の現況確認報告書の作成・保管・送付の手間を省き、管理会社もオンライン上で管理できるため、現況確認報告書の作成漏れや紛失を防止できます。また、写真により傷・汚れの程度が明確に記録されるため、退去時の原状回復の責任範囲明確化など、退去時に起こりがちなトラブルを防ぐことにもつながるんです」(現況確認機能についてのプレスリリースはこちら

イタンジは、代表を務める野口自身も元エンジニアであったり、エンジニア採用に特に力を入れていたりと、安定した開発力が強みですが、イタンジの開発力を支えているのはエンジニア個人のスキルだけではないと兼田は言います。

「今のイタンジにはありがたいことに既に多くの導入企業様がいらっしゃいます。CS(カスタマーサクセス)やセールスが、導入企業様のリクエストを集約し、エンジニアまでエスカレーションしてくれるので、生の声に寄り添った開発方針を立てやすい環境です。また、GA technologiesグループ内に不動産賃貸管理業務をおこなう部署があるため、徹底的にヒアリングができるというのも大きいですね。

一方で、現場の意見だけに頼りきるのではなく、あるべき未来に向けて必要なものを逆算して考える風土もあります。というのも、イタンジには長期的なビジョンとして “暮らしと人を繋ぐプラットフォームで人々の生活を豊かに” というものがあるんです。そんなプラットフォームに成長していくために必要なものは何か…それを考えていくことで、現場の方も気づいていないような “こうなったらいいな” “こんな機能あったら便利だな” を見つけていけるポテンシャルもあると感じています」

更新退去を支援するサービスは他にもありますが、『更新退去くん』の優位性はどこにあるのでしょうか。

「なんといっても『ITANDI BB+』シリーズが賃貸不動産会社の業務範囲を広くカバーしていて、一気通貫でデジタル化可能な点にあると思います。サービスをパッケージでご利用いただく場合、入居申込者が契約に至った場合は顧客情報をそのまま連携できたり、更新時は電子契約できたりと、一気通貫ならではの利便性を存分に感じていただけることと思います。また、不動産業者間サイトである『ITANDI BB』は月間560万PV、主力サービスである『ITANDI BB+内見予約くん』は月間12万件の内見予約と、管理会社だけでなく仲介会社からも多くの支持を得ているため、そもそもの入居者探しにおいても貢献できる部分が多くあるはずです。

『更新退去くん』は今後、『ITANDI管理クラウド』(春にリリース予定の、賃貸管理の基幹サービス)の入居者管理の機能を担い、より“一気通貫” の強みを感じていただける形に進化する予定です。これまではコミュニケーションツールを中心としたサービスラインナップでしたが、基幹サービスの提供により、業務フロー全体をカバーでき、さらなる利便性の向上を実現します。また、直接的なユーザーである管理会社だけでなく、その先にいるエンドユーザーの使い勝手もしっかり考えていきたいため、長期的には管理会社側だけでなく、入居者側の機能も拡充していく見通しです」

『更新退去くん』、ひいては『ITANDI BB+』シリーズを通して不動産賃貸業界をどのように変えていきたいかを問うと、こう答えます。

「やはり長期ビジョンである “暮らしと人を繋ぐプラットフォームで人々の生活を豊かに” という未来を実現したいです。わたしたちは単に業務効率化ツールを売っているのではなく、人々の暮らし全般をアップデートするプラットフォームを作っていて、リリースしているサービスはそれを実現するために必要なツールという認識です。もちろん私自身、サービス開発そのものも好きなのですが、イタンジでは事業を作っていく楽しさにも出会えたと思っています」

イタンジの掲げるビジョンは壮大なのですが、実際にお客様からも基幹サービスを熱望するお声を多くいただいており、イタンジのサービスで一気通貫にデジタル化したいというニーズはひしひしと感じています。エンジニア職もビジネス職も垣根なく事業づくりに向き合っているイタンジが、今後も業界DXに貢献できるよう邁進してまいります。

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