自腹と無縁…立て替えに溺れない財布とは? 経費を制するビジネスマンはお金も貯まる

SankeiBiz

ビジネスマンにとって、「立て替え経費」は第二のお財布です。

飲食費や手土産・書籍などの購入費を自分で立て替えた場合、通常、会社に領収書を提出して精算します。ただ、領収書の数が多くなると事務処理に時間をとられますし、忙しいと申請そのものを忘れてしまうことも。挙句の果てに領収証を紛失し、泣く泣く“自腹”…というのは、なんとしても避けたいですよね。

自腹と無縁…立て替え経費に溺れない財布とは?(画像はイメージです/Getty Images)
自腹と無縁…立て替え経費に溺れない財布とは?(画像はイメージです/Getty Images)

今年1月からは、改正電子帳簿保管法が施行され、取引相手から受け取った請求書や領収書などが電子データの場合、電子データのまま保存することになりました。2年後には電子保存が義務化されます。

ネット通販など、これまで紙に印刷して経理に提出していた領収書は、今後扱い方が変わることになり、経費処理に新しいタスクが加わります。

経費処理を時短&確実に行うためにも、今のうちに、プライベートなお金と立て替え経費を混同しない、効率的な仕組みを作っておきたいもの。

経費を制するビジネスマンは、貯蓄も制す。今回ご紹介するのは、あくまでひとつの方法ですが、新年も明けた今、立て替え経費のお財布を一度きちんと整理してみませんか?

家計と立て替え経費は、完全に分けるのがベスト

まず、立て替え経費の管理は、家計ときっちり分けることが大切です。後ほど述べますが、家計と同じ流れの中で管理してしまうと、いろいろと悪影響が出ます。最初から混ぜなければ、管理が複雑にならず、トラブルも出ません。

具体的には、経費専用のクレジットカードと、その利用額を引き落とす経費専用口座を作ります。家計や貯蓄の口座とは完全に別にすることで、お金の流れをシンプルに分けてしまうのです。

経費となる出費は、この経費専用カードで立て替えます。カードは引き落としが翌月なので、その前に精算し入金すれば実質的な立て替えはしないですみます。もちろん、精算が引き落としに間に合わないと、一時的に立て替えることになるので、高額になるものは仮払いで先に入金しておくと安心です。

領収書は1か所に保管を

速やかに精算するためにも、領収書を受け取ったら、その日のうちに財布から出し、専用ファイルや手帳のポケット、会社の机の引き出しなど、場所を決めて保管しましょう。その日のうちであれば、財布の中にある領収書の数も少なく、どれが経費だったか思い出すのは難しくないはずです。

経費の領収書を財布に入れっぱなしにしていると、他のレシートにどんどん埋もれていきます。これでは、うっかり紛失したり、経費の領収書だということを忘れて捨ててしまったりというリスクも。帰社後、退社前、寝る前など、ぜひ財布の領収書を整理する習慣をつけましょう。手間でも、その都度分けて保管しておくほうが、確実に財布を守れます。

カード明細が経費の一覧になり、チェックがラクになる

経費専用カードを決めると、そのカードの明細が、経費の一覧表になるのもメリットです。

立て替えが多い仕事の場合、領収書をちゃんと保管していても、「本当にこれで全部か」「精算漏れはないか」と、不安になるケースも多いと聞きます。そんなとき、経費で払ったものが一覧になっていれば、確認がラク。今は、スマホにカードのアプリをダウンロードすれば、利用明細をいつでも確認できます。後述する家計簿アプリにつないでも同じです。

立て替えた経費の一覧があれば、対応する領収書がちゃんとあるか、精算忘れはないか、気になったときにチェックができて便利です。

家計と混ぜて管理するリスク

以前取材した家庭は、毎月5~10万円ほどもある夫の経費を、家計で立て替えていました。夫は現金の持ち合わせがない際は、カードで立て替えることもあったため、妻は毎月やりくりにハラハラ。

決して月収が少ないわけではなく、浪費しているわけでもないのに「経費の立て替えがどのぐらいあるか読めず、予算を立てにくい。子どもの教育費も貯められず、習い事すら難しい」状態だったのです。

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